Effizienz

Teil9 der Serie

Über den Berater

Bild Bernd_Kasper pixelio.de

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Die Effizienz einer Organisation lässt sich am einfachsten anhand der Geschwindigkeit, mit der ein Produkt geliefert wird, feststellen.

Bei umfangreichen Produkten wie z.B.: einer Boeing 777 kann man die Effizienz - -hilfsweise - anhand der Geschwindigkeit mit der die Unterprodukte geliefert und oder hergestellt werden, messen.

Ein allseitig bekanntes fehl organisiertes Unternehmen sind die Regierungen und Staatsapparate: Jeder von uns der es einmal erlebt hat mit welcher Geschwindigkeit dort ein zum Teil völlig unbrauchbares Produkt hergestellt wird kann dies nachvollziehen.

Die Organisationsstruktur ist entweder völlig geheim oder nur unter großen Mühen nachvollziehbar oder Sie ist so komplex dass es dem Normalbürger unmöglich ist diese, ohne langwieriges Studium, nachzuvollziehen.

Die seltenen Ausnahmen wo wirklich eine Dienstleistung für den Bürger geliefert wird sein hier mit allem Respekt besonders herausgenommen.

Dies macht die Staatsapparate angreifbar.

Es verursacht Emotionen bei demjenigen der in diesem Staat lebt. Die Versuchung eine Institution zu umgehen welche langsam und ineffizient arbeitet oder willkürlich entscheidet ist sehr groß.


 

Grundstruktur einer Organisation

Betreffend einer effizienten Unternehmensberatung kann man sagen dass die grundlegende ideale Form der Organisation bei allen Firmen gleich ist. Unterschiede gibt es ausschließlich im Detail.


Der Körper

Eine Firma lässt sich mit einem menschlichen Körper vergleichen.

Jemand entscheidet mittels seines Verstandes dass etwas gemacht werden soll, der Körper arbeitet nun die vom Verstand vorgegebenen Aktionen ab. Dieser jemand erhält ein Produkt.


Dass dazu bei einer Firma zum Teil sehr viele Personen benötigt werden ist unerheblich, beim Körper gibt es ja auch mehrere Zellen welche zusammen spielen.


Firmenarten


Jede Firma ist anders, selbst innerhalb der gleichen Branche treten bei gleichem Produkt Unterschiede auf.


Grundlegend lassen sich die Firmen aber in 3 Kategorien einteilen, welche hier, wieder anhand des menschlichen Körpers, dargestellt werden.


  1. Es gibt kleine Körper (Firmen) welche zum Teil mehr in die Hose machen als daß etwas Vernünftiges dabei herauskommt.

  2. Es gibt erwachsene Firmen bei denen alles funktioniert und nur zum Teil, wenn überhaupt, Korrekturen nötig sind.

  3. Das schlimmste Kapitel sind jedoch die Senilen Greise von Unternehmen, bei denen die tägliche, teilweise stündliche Pflege notwendig ist um überhaupt am Leben zu bleiben und welche auch noch vollständig davon überzeugt sind es richtig zu machen.


Anweisungen dass es nicht gern gesehen wird dass man wirklich arbeitet sind tatsächlich in größeren Unternehmen anzutreffen.


Zwischenstufen und Mischungen der drei Typen sind auch anzutreffen


Weder das Alter der Firma noch die Größe (Anzahl der Mitarbeiter) entscheidet nicht darüber in welchem Zustand (1-3)sich die Firma befindet. Es gibt junge Firmen welche in die Kategorie 3 passen und alteingesessene welche in die Kategorie 1 passen.


Zweckgebundene Organisation

Eine Organisationsstruktur hat grundsätzlich eine Zweckausrichtung.

Jede Person verfolgt im Leben ein Kurzzeit -, ein mittelfristiges und ein langfristiges Ziel.

Ob dieses Ziel bekannt ist oder nicht ist zunächst einmal unerheblich.

Ob offen oder versteckt es gibt solche Zweckausrichtungen in JEDER Organisationsform.


Genauso wie der Mensch hat jede Firma mindestens ein Ziel

Wenn auf dem Weg zum Ziel nur alle 100 KM ein Laden zu finden ist und der Weg 1.000 Km lang ist, so sollte man sich für seinen Marsch entsprechen eindecken und seine Organisationsstruktur (Vorräte / Finanzen etc.) an die Gegebenheiten anpassen, verteilen und einteilen.

Egal was auch immer eine Firma herstellt, grundlegende Funktionen innerhalb einer jeden Firma sind immer gleich.


Ob diese Funktionen von einer einzigen Person ausgeführt werden oder ob ein Heer von Angestellten die Funktionen ausführt ist dabei - erstmal - völlig unerheblich.

Folgende Funktionen sind in einer jeden Firma zu finden:

  1. Planung / Entscheidung

  2. Verkauf

  3. Finanzabteilung

  4. Akquise

  5. Rechtsabteilung (Finanzamt Steuern Verträge etc.)

Dies sind sicherlich nicht alle Funktionen, aber diese sind mindestens vorhanden. Ob diese Funktionen von einer Person oder von Heerscharen ausgefüllt werden ist erstmal ohne Bedeutung.



Korrekte Organisationsform

Die Wichtigkeit einer korrekten Organisationsform erkennt man wenn man die Form mit dem menschlichen Körper vergleicht.

Wenn ein Mensch, die Ohren am Fuß, die Augen am Po und so weiter hat besitzt er

immer noch alle Eigenschaften eines Menschen, aber man würde hier von starker

Behinderung sprechen.


In der Praxis hat sich gezeigt, dass viele Firmen den Wert eines Organigramms gar nicht zu schätzen wissen, da Sie ja - völlig richtig - alle Funktionen haben welche Sie brauchen.

Sie wissen dass Sie alle Funktionen haben welche benötigt werden.


Aber es ist ein Fakt. Wenn die einzelnen Teile nicht untereinander richtig zusammen

spielen und wenn, was oft genug vorhanden ist, die einzelnen Funktionen an den

falschen Stellen sitzen, wird sehr viel Unnützes produziert, oder es geht alles so lala,

aber das Wirkliche was man tun könnte wird nicht erreicht.


Die Mitarbeiter behindern sich untereinander und die Chefs haben damit zu kämpfen dass ihre Anweisungen überhaupt beim Empfänger ankommen, geschweige denn dass diese ausgeführt werden.


Innerhalb eines Organigramms gibt es klare Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten, welche dort definiert werden.

Eine Situation innerhalb einer Firma welche im Sprachgebrauch mit „Bei dir weiß die linke Hand nicht was die Rechte tut“ beschreibt, gibt es nicht, wenn die Organisationsform klar und verständlich ist, und wenn man sich daran hält.



Ein Beispiel aus der Praxis:

Es soll ein Messkopf für die Steuertechnik erstellt werden.

  1. Es ergeht erstmal keine Anweisung, sondern die Idee zu diesem Messkopf wird als eine Planung im Gespräch mit dem Leiter der Hardwareentwicklung erwähnt.

  2. Die Hardware entwickelt ihren Messkopf

  3. Bei einer Planungskonferenz wird diese Idee allen Abteilungsleitern mitgeteilt, ohne fertiges Konzept.

  4. Die Software Abteilung erhält nun den Auftrag eine Spezifikation zu erarbeiten.

  5. In der nächsten Planungskonferenz stellt die Software Abteilung ihre Spezifikation vor.

  6. Man stellt fest dass die Hardwareabteilung das von ihnen entwickelte Produkt nicht verwenden kann, da es der Spezifikation der Software nicht gerecht wird.

  7. Die Software Abteilung muss nun ihre Spezifikation den Gegebenheiten der Hardware anpassen

Ergebnis

>>>> ca. 500.000,-- € verschwendet.

Der Messkopf erfüllt die in Ihn gesetzten Erwartungen nicht



Und alles nur weil die Organisationsstruktur nicht funktionierte.


Der Rechte Fuß ging bereit los, bevor der Verstand angegeben hatte in welche Richtung es gehen sollte.


Das kann natürlich auch bei einer guten Organisationsstruktur passieren, aber der VERANTWORTLICHE würde nicht mehr lange verantwortlich sein oder sehr schnell korrigiert werden!