Gefahrensituationen in Unternehmen

Ein Lösungsansatz

Kurzbericht zur Lösung einer Gefahrensituation in einem Unternehmen

© 2008 Thomas Arends

Strategic Consulting Europe Ltd www.strat-con.eu

Gefahrensituationen in Unternehmen Ein Lösungsansatz

 

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Vorwort:

Zu aller erst etwas ganz ganz ganz Wichtiges.

Glauben Sie mir nicht!!!!!

Nur weil ich es aufschreibe, ist es nicht wahr!

Eines der ersten Dinge, die Sie sicherlich schon selbst erfahren haben, wenn Sie mit Beratern zu tun hatten, ist die Tatsache, dass der Berater nicht notwendigerweise alles besser weiß.

Glauben Sie nur das, was Sie aufgrund ihrer Erfahrung nachvollziehen können, oder was ihnen logisch und/oder anwendbar erscheint oder ist.

Die - zum Teil typisch deutsche – Einstellung zur Obrigkeit verleitet dazu, Institutionen oder Menschen zu glauben, die das studiert  haben.

Die Praxis zeigt inwieweit eine jegliche Theorie anwendbar ist und, wenn man genau hinschaut:

Fakten sind der Tod von vielen Theorien.

Also, sammeln Sie die Fakten, werten Sie die Fakten aus, und setzen Sie das um.

Wer nicht bereit ist Dinge umzusetzen, kann zwar schön erzählen, aber das hilft keinem wirklich weiter.

Wenn Sie hier Hilfen erwarten, um einen Liquiditätsengpass zu lösen, werden Sie hier keine Hilfen finden.

Wir sind nicht diejenigen, welche Ihnen beim Umgang mit Finanzinstituten behilflich sein werden –

Liquiditätsprobleme sind das Ergebnis von lange ignorierten Gefahrensituationen.

Das grundlegende Problem

Jeder Unternehmenssituation liegt - egal ob diese Situation positiv oder negativ ist – mindestens ein Fakt zugrunde, welches diese Situation ausgelöst hat/haben.

Es gibt keine Situation im Unternehmen, die ohne Fakten zustande gekommen ist.

Niemand, Keiner sowie Jeder sind die schlimmsten Mitarbeiter im Unternehmen, welche die

Ursachenzuordnung verhindern und weder dem Unternehmen, noch den Mitarbeitern im Unternehmen helfen.

Eine der Hauptaktionen einer jeder Gefahrenanalyse muss es also sein, anhand einer Daten und Faktenanalyse das grundlegende Problem zu finden, welches die Unternehmenssituation verursacht.

Die Darstellung dieser Probleme ist so umfangreich wie es Unternehmen gibt. Nichts desto trotz lassen sich diese Situationen kategorisieren.

1.            Menschliche Probleme

2.            Materielle Probleme. u.a. Finanzen

Menschliche Probleme

Bei den menschlichen Problemen kann es beginnen mit:

Keine Ausbildung, falsche Ausbildung, Unfähigkeit das gelernte anzuwenden, über Alkohol Problemen bis hin zu Partnerschafts Problemen u.s.w..

All diese Probleme müssen erfasst werden.

Je mehr Probleme es offensichtlich gibt, desto schwieriger wird die Arbeit. Oft genug sind Probleme auch „nur“ eingebildet oder „rot geredet“.

Viele kleine Probleme summieren sich zu einer riesigen Menge, welche scheinbar nicht gleichzeitig gelöst werden können.

Wenn in Ihrer Firma viele Probleme gleichzeitig existieren so ist eine Aussage in den meisten Fällen richtig: „Sie haben nicht das wirkliche Problem gefunden“.

Fast immer steckt hinter vielen gleichzeitigen Problemen nur eines. z.B.:

A)  Mindestens ein Mitarbeiter der unzufrieden ist,

B)  Probleme von außerhalb welche in die Firma getragen werden etc.

Wenn viele Probleme gleichzeitig auftreten sollte man weiter suchen.

Es steckt wahrscheinlich ein ganz anderes Problem dahinter.

Eines gilt gerade in solchen Situationen. Wenn man das wirkliche Problem findet gibt es ab und zu ungläubiges Staunen, dann aber „Ist man wie vom Blitz getroffen“

Problemkategorien

Wir müssen uns darüber im Klaren sein, dass wir Probleme nach einem Muster kategorisieren müssen.

Die üblicherweise verwendeten Kategorien „Finanzen, etc. sind aber nicht diejenigen welche gemeint sind.

Kategorien sollen einen Hinweis auf das Problem geben welches gemeint ist.

Eine Kategorisierung muss auch den Gesetzen des Zieles gehorchen.

Es geht nur darum die Arbeit zu vereinfachen oder zu beschleunigen.

Spätestens, wenn Sie bis hier hin weiter gelesen haben, sind Sie grundlegend in der Lage die in ihrer Firma existierende Situation zu korrigieren.

Theorien

Bevor Sie nun denken, dass hier wieder mal Theorie verbreitet wird, muss ich Ihnen mitteilen, dass jeder an diesen Dokument Beteiligter aus eigener Erfahrung berichtet und es durch Eigeninitiative geschafft hat aus einer für ihn selbst - für die Firma - für die Familie hochgradig gefährlichen Situation herauszukommen, ohne dabei nachhaltig zu verlieren, sondern das Gegenteil zu erreichen.

Langfristige Stabilität und Überleben.

Das größte Problem welches eine jede Person hat, welche in einer Gefahrensituation ist, bezieht sich darauf festzustellen.

A)  was die wirkliche Gefahrensituation ist

B)  wodurch die Gefahrensituation ausgelöst wurde

C)  was notwendig ist um die Gefahrensituation abzuwenden.

Eine jede Person, welche als Mitarbeiter oder als Führungskraft, innerhalb einer gefährlichen Situation ist sollte begreifen, dass, unabhängig von der Tatsache, dass ihr die Gefahrensituation bewusst ist:

Die Situation ist dadurch entstanden, bzw. wird dadurch aufrecht erhalten, dass ihr Informationen fehlen, oder Fehlentscheidungen getroffen wurden.

Oftmals erkennt man, dass die betroffenen Personen händeringend versuchen - ähnlich einem auf einem steilen Hügel herab rollenden Auto, durch wilde Aktionen die Gefahrensituation abzuwenden und gegebenenfalls an den auftauchenden Hindernisse vorbei zu fahren.

Auch wenn es für Jeden von uns völlig offensichtlich ist, dass die Lösung darin besteht, die Bremse zu treten, so muss einem Jeden der in einer solchen Situation ist bewusst sein, dass genau das nicht wahrgenommen wird und irgend etwas auf der gesamten Strecke falsch läuft.

In dem Moment, indem Sie die wirkliche Situation erkennen, werden Sie in der Lage sein eine

Lösung zu finden, welche das Problem löst, und langfristig verhindern wird das eine ähnliche Situation wieder auftritt.

Wenn Sie sich nicht absolut sicher sind, dass Sie die Situation gefunden haben, die Ursache kennen, und eine Abhilfemaßnahmen besitzen, dann werden Sie nicht in der Lage sein das Ruder herum zu reißen.

Der erste Punkt besteht also darin, vielleicht mal 1 Meter zurückzutreten und festzustellen, dass es Dinge gibt die man nicht sieht oder dass man nicht alle Kompetenzen besitzt, welche erforderlich sind um die Situation zu lösen.

Bevor man weiß wie etwas schief läuft, muss man als Gegenteil dazu, wissen wie es sein würde, wenn man eine ideale Situation hätte.

Man muss sich vorstellen wie es Idealerweise in einem Unternehmen aussehen würde um zu erkennen wo denn die Abweichungen wirklich sind.

Oftmals werden im Unternehmen (oder auch im Privatleben) Dinge definiert wie

− ich will das und das nicht haben - was sicherlich eine Hilfe ist.

Aber jeder von uns lernt beim Autofahren - beim Fliegen ist es genauso - in der Firma ist es auch so - dass man dorthin fährt wo man hinschaut.

Wenn Sie also auf die Probleme schauen, welche im Unternehmen existieren, ohne dabei ihr Haupt Aufmerksamkeit auf das wirkliche Ziel - ein langfristiges Überleben des Unternehmens - zu lenken, werden Sie garantiert dorthin fahren wo Sie hinschauen - in den Konkurs, in den Bankrott, in die Schrumpfung.

Wie aber, soll man denn wenn man täglich von unzufriedenen Kunden - den Bankern - den Schulden Eintreibern und wem auch immer noch belagert wird die Aufmerksamkeit auf die wünschenswerten Ziele richten?

Die Definition der zu erreichenden Ziele.

Wenn Sie jetzt denken, dass das Pferd von hinten aufgezämt wird, dann liegen Sie erstmal vollständig falsch.

Eine jegliche Firma, eine jegliche Partnerschaft beginnt mit der Idee.

Wenn diese Idee nicht vollständig korrekt ausformuliert wird indem eine ideale Firmensituation beschrieben wird, wenn man in der Idee vergisst das man zum Verwirklichen derselben gewisse Informationen benötigt, gewisse Fähigkeiten und Fertigkeiten benötigt werden die man entweder selber hat oder sich zukaufen muss, so besteht genau hier die Gefahr.

Eine jegliche Idee kommt ins straucheln, wenn wichtige Parameter unbekannt sind, nicht konsequent durchgezogen werden oder sich verändern.

Die Erfahrung lehrt, dass  in strauchelnden Firmen das grundlegende Ziel - das Erschaffen einer lebensfähigen und erfolgreichen Unternehmung - vergessen wurde.

Lehnen wir uns erst einmal zurück und schauen uns an, welche Parameter notwendig sind damit eine Idee überhaupt erfolgreich werden kann.

In dem Maße wie eine Idee von den wirklich wichtigen Parametern abweichend erkennt man die Ursachen für die Probleme.

Definition der Produkte

Das erste was man benötigt ist eine Definition der Produkte oder Dienstleistungen welche durch die Firma hergestellt werden.

Jeder Heizungsbaumeister, Bäcker oder anderer handwerklicher Beruf und auch die meisten Dienstleister werden nun sagen... Habe ich schon.

Wir hatten uns doch gerade in dem Sessel gesetzt!

Lehnen Sie sich noch einmal zurück!

Die Definition die ich hier nun meine bezieht sich auf ein vollständiges Ganzes.

Es bezieht sich nicht darauf dass die Heizung eingebaut wurde. Es bezieht sich nicht darauf dass das Brot gebacken wurde.

Es bezieht sich darauf dass der Kunde so glücklich über seine Heizung ist dass er mir weitere Kunden zuführt.

Dass der Kunde, welcher mein Brot kauft, vom Geschmack so begeistert ist, dass er anderen Menschen dieses Brot weiter empfiehlt.

"Ich habe kein Geld um mir billige Sachen zu kaufen, die überleben  den ersten Kontakt mit dem Feind nicht " diese Worte wird jede Mutter und jeder Vater kennen und bestätigen können.

Was ist denn nun die richtige Produktdefinition?

Sie müssen eine Dienstleistung, oder ein Produkt so definieren, dass es folgende Faktoren beinhaltet.(Für jedes Produkt oder Dienstleistungen welche Sie intern oder extern verkaufen)

1.    Das Produkt selbst

2.    die Qualität des Punktes im Detail

3.    Die zu liefernde Quantität

4.    Der zum Produkt gehörige Gegenwert (cash in the box - gegebenenfalls auch eine entsprechende andere Vereinbarung wo Sie einen Gegenwert erhalten der zum Produkt angemessen ist)

Es gibt genügend Firmen, welche aufgrund von Gefälligkeiten pleite gehen. Wer nicht bereit ist für eine Leistung einen entsprechenden Gegenwert zu liefern ist kurz davor kriminell zu sein.

Ein Dieb macht nichts anderes, er erhält etwas, und liefert dafür keinen Gegenwert.

Erstellen Sie also eine Liste ALLER Produkte!

Notwendige Tätigkeiten

Nachdem Sie nun wissen was Sie liefern wollen, müssen Sie von hier aus rückwärts definieren, was getan werden muss, damit dieses Produkt auch geliefert werden kann.

Bitte unterschätzen Sie nicht wie viel Arbeit dies bedeutet!

Wenn Sie das Produkt definieren:

Einen guten Kaffee trinken

so werden Sie sich wundern wie viel denn hier dazugehört.

Abgesehen von einer Tasse: Milch und Zucker, Kaffee und Wasser benötigen Sie noch die Fähigkeit Wasser zu kochen, Sie benötigen eine Stelle wo Sie den Kaffee abkühlen lassen können, und natürlich müssen Sie wissen, wo Sie Kaffee kaufen können, Sie müssen das Geld haben um den Kaffee zu kaufen oder irgend etwas anderes liefern damit Sie Kaffee bekommen.

Ich sehe Sie schon innerlich hier mit der Hand an den Kopf greifen

Das kann doch jedes kleines Kind.

Es mag durchaus richtig sein, dass jedes kleine Kind Kaffee kochen kann, aber wenn Sie nach schauen gehen, werden Sie feststellen das es selbst bei erwachsenen Menschen an vielen Stellen Lücken gibt wenn Sie diese erzählen lassen wie man Kaffee kocht.

Oftmals sind die Kleinigkeiten die übersehen werden wie zum Beispiel das man auch die die Kaffeemaschine einschalten muss.

Das Strom existieren muss ist für uns eine Selbstverständlichkeit

 

Viele Dinge werden als selbstverständlich angesehen, erst wenn Sie all diese

Selbstverständlichkeiten mit aufnehmen, werden Sie einen vollständigen Fahrplan haben.

Und dann muss dieser Fahrplan auch noch in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden.

Wenn Sie das nicht machen – wenn Sie Ihr(e) Produkt(e) nicht vollständig definieren besteht die Gefahr dass genau hier ein Problem auftreten wird.

Organisation

Bevor Sie die, Abweichungen der Ist Situation gegenüber der tatsächlichen Wunschsituationen festzulegen, müssen wir uns erst noch um das Thema Organisation kümmern.

Was Sie nun tun müssen, wenn Sie die Ziele des Unternehmens definiert haben, besteht darin die Produktion der von ihnen produzierten Waren oder Dienstleistungen zu organisieren.

Auch hier werden Sie wahrscheinlich wieder sagen - "Das habe ich schon!"

Haben Sie wirklich ihre Organisation so etabliert, dass Sie die gerade neu herausgefundenen Produkte oder Dienstleistungen liefert?

Organisationsstruktur

Grundlagen der Organisation

Jede Produktionsaktivität hat eine gewisse Ordnung.

Ordnung fängt auf dem Schreibtisch an und hört beim Kehren des Lagers auf.

Gerade Führungskräfte müssen, damit Sie Ihre Arbeit sinnvoll erledigen können eine sehr gute Ordnung haben.

Jede Firma, egal ob eine ONE MAN SHOW, oder ein Unternehmen der Größe eines Konzerns oder Vater Staat benötigt und hat eine Organisationsstruktur.

Eine Firma kann sehr geschäftig wirken und trotz alledem kommt kein Produkt, oder nur in sehr geringen Mengen ein Produkt heraus, weil alle Mitarbeiter durcheinander laufen und sich gegenseitig behindern. Bereits die Organisationsstruktur entscheidet zu einem nicht geringen Maße die Effektivität des Unternehmens.

Firmen welche keine, unzulängliche oder geheime Strukturen haben sind erheblich ineffektiver als solche Firmen welche eine, auf die Lieferung des Produktes öffentlich bekannte, ausgerichtet Organisationsstruktur haben.

Firmen in denen die Entscheidung z.B.: über eine große und träge Einkaufsabteilung gefällt werden sind oft recht ineffizient.

Der Gewinn von z.B. 10.000 € eingesparten Einkaufskosten kann leicht auf Grund der

Zeitverzögerung welche dadurch entsteht dass die Entscheidung über die Anschaffung des Produktes im Einkauf entschieden werden muss - dort keine Ahnung von der Dringlichkeit besteht und deshalb nicht sofort agiert wird - wett gemacht werden.

Ein Tag Produktionsausfall kann, selbst in kleinen Firmen einen Schaden von mehreren 10.000 € ausmachen. Die Anschaffung eines vergleichbaren aber günstigeren Produktes kann, wenn das günstigere Produkt nicht den gebrauchten Spezifikationen entspricht, leicht eine Schaden von mehreren 10.000 € ausmachen. Ganz abgesehen davon dass im Nachhinein vielleicht doch noch das teurere Produkt eingekauft werden muss.

Ein Beispiel aus der Praxis:

•       Ein Mitarbeiter hat die Entscheidungsbefugnis zum Einkauf bis € 10.000

•       Er entscheidet dass er ein Produkt mit dem Wert von € 6.500,-- haben möchte.

•       Der Vorgesetzte, welcher über das Budget entscheidet das der Abteilung zusteht, unterschreibt - genehmigt.

•       Nun sollte alles klar gehen und der Auftrag erfolgen.

•       Es dauerte in einer bekannten Deutschen Firma tatsächlich weitere 10 Monate bevor das Produkt gekauft wurde.

•       Kosten dieses langen Weges aufgrund zusätzlich benötigter Arbeitszeit

•       10 x 10 Stunden a € 50 = € 5.000,--

•       Zusätzlich ca. € 30.000 aufgrund Arbeitszeitverzögerung (Faktisch nachgerechnet)

•       Einkaufskonditionen genau wie alle sonst, keine Rabatte.

•       Das ist hochgradig ineffiziente Organisation.

Effizienz

Die Effizienz einer Organisation lässt sich am einfachsten anhand der Geschwindigkeit, mit der ein Produkt geliefert wird, feststellen.

Bei umfangreichen Produkten wie z.B.: einer Boeing 777 kann man die Effizienz - -hilfsweise anhand der Geschwindigkeit mit der die Unterprodukte geliefert und oder hergestellt werden, messen.

Ein allseitig bekanntes fehl organisiertes Unternehmen sind die Regierungen und

Staatsapparate: Jeder von uns der es einmal erlebt hat mit welcher Geschwindigkeit dort ein zum Teil völlig unbrauchbares Produkt hergestellt wird kann dies nachvollziehen.

Die Organisationsstruktur ist entweder völlig geheim oder nur unter großen Mühen nachvollziehbar oder Sie ist so komplex dass es dem Normalbürger unmöglich ist diese, ohne langwieriges Studium, nachzuvollziehen.

Die seltenen Ausnahmen wo wirklich eine Dienstleistung für den Bürger geliefert wird sein hier mit allem Respekt besonders herausgenommen. Hier stimmt dann auch meist die Organisation.

Dies macht die Staatsapparate oder Firmen welche so ähnlich organisiert sind angreifbar.

Es verursacht Emotionen bei demjenigen der in diesem Staat lebt. Die Versuchung eine Institution zu umgehen welche langsam und ineffizient arbeitet oder willkürlich entscheidet ist sehr groß.

Grundstruktur einer Organisation

Betreffend einer effizienten Unternehmensberatung kann man sagen dass die grundlegende ideale Form der Organisation bei allen Firmen gleich ist. Unterschiede gibt es ausschließlich im Detail.

Der Körper

Eine Firma lässt sich mit einem menschlichen Körper vergleichen.

Jemand entscheidet mittels seines Verstandes dass etwas gemacht werden soll, der Körper arbeitet nun die vom Verstand vorgegebenen Aktionen ab. Dieser jemand erhält ein Produkt.

Dass dazu bei einer Firma zum Teil sehr viele Personen benötigt werden ist unerheblich, beim Körper gibt es ja auch mehrere Zellen welche zusammen spielen.

Firmenarten

Jede Firma ist anders, selbst innerhalb der gleichen Branche treten bei gleichem Produkt Unterschiede auf. 

Grundlegend lassen sich die Firmen aber in 3 Kategorien einteilen, welche hier, wieder anhand des menschlichen Körpers, dargestellt werden.

1.    Es gibt kleine Körper (Firmen) welche zum Teil mehr in die Hose machen als daß etwas Vernünftiges dabei herauskommt.

2.    Es gibt erwachsene Firmen bei denen alles funktioniert und nur zum Teil, wenn überhaupt, Korrekturen nötig sind.

3.    Das schlimmste Kapitel sind jedoch die Senilen Greise von Unternehmen, bei denen die tägliche, teilweise stündliche Pflege notwendig ist um überhaupt am Leben zu bleiben und welche auch noch vollständig davon überzeugt sind es richtig zu machen.

Anweisungen dass es nicht gern gesehen wird dass man wirklich arbeitet sind tatsächlich in größeren Unternehmen anzutreffen.

Zwischenstufen und Mischungen der drei Typen sind auch anzutreffen

Weder das Alter der Firma noch die Größe (Anzahl der Mitarbeiter) entscheidet nicht darüber in welchem Zustand (1-3)sich die Firma befindet. Es gibt junge Firmen welche in die Kategorie 3 passen und alteingesessene welche in die Kategorie 1 passen.

Zweckgebundene Organisation

Eine Organisationsstruktur hat grundsätzlich eine Zweckausrichtung.

Jede Person verfolgt im Leben ein Kurzzeit -, ein mittelfristiges und ein langfristiges Ziel.

Ob dieses Ziel bekannt ist oder nicht ist zunächst einmal unerheblich.

Ob offen oder versteckt es gibt solche Zweckausrichtungen in JEDER Organisationsform.

Genauso wie der Mensch hat jede Firma mindestens ein Ziel !

Wenn auf dem Weg zum Ziel nur alle 100 KM ein Laden zu finden ist und der Weg 1.000 Km lang ist, so sollte man sich für seinen Marsch entsprechen eindecken und seine Organisationsstruktur (Vorräte / Finanzen etc.) an die Gegebenheiten anpassen, verteilen und einteilen. Egal was auch immer eine Firma herstellt, grundlegende Funktionen innerhalb einer jeden Firma sind immer gleich.

Ob diese Funktionen von einer einzigen Person ausgeführt werden oder ob ein Heer von Angestellten die Funktionen ausführt ist dabei - erstmal - völlig unerheblich.

Folgende Funktionen sind in einer jeden Firma zu finden:

1.    Planung / Entscheidung

2.    Verkauf

3.    Finanzabteilung

4.    Akquise

5.    Rechtsabteilung (Finanzamt Steuern Verträge etc.)

Dies sind sicherlich nicht alle Funktionen, aber diese sind mindestens vorhanden. Ob diese

Funktionen von einer Person oder von Heerscharen ausgefüllt werden ist erstmal ohne Bedeutung.

Korrekte Organisationsform

Die Wichtigkeit einer korrekten Organisationsform erkennt man wenn man die Form mit dem menschlichen Körper vergleicht.

Wenn ein Mensch, die Ohren am Fuß, die Augen am Po und so weiter hat besitzt er immer noch alle Eigenschaften eines Menschen, aber man würde hier von starker Behinderung sprechen.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass viele Firmen den Wert eines Organigramms gar nicht zu schätzen wissen, da Sie ja - völlig richtig - alle Funktionen haben welche Sie brauchen.

Sie wissen dass Sie alle Funktionen haben welche benötigt werden.

Aber es ist ein Fakt.  Wenn die einzelnen Teile nicht untereinander richtig zusammen spielen und wenn, was oft genug vorhanden ist, die einzelnen Funktionen an den falschen Stellen sitzen, wird sehr viel Unnützes produziert, oder es geht alles so lala, aber das Wirkliche was man tun könnte wird nicht erreicht.

Die Mitarbeiter behindern sich untereinander und die Chefs haben damit zu kämpfen dass ihre Anweisungen überhaupt beim Empfänger ankommen, geschweige denn dass diese ausgeführt werden.

Innerhalb eines Organigramms gibt es klare Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten, welche dort definiert werden.

Eine Situation innerhalb einer Firma welche im Sprachgebrauch mit „Bei dir weiß die linke Hand nicht was die Rechte tut“ beschreibt, gibt es nicht, wenn die Organisationsform klar und verständlich ist, und wenn man sich daran hält.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Es soll ein Messkopf für die Steuertechnik erstellt werden.

1.    Es ergeht erstmal keine Anweisung, sondern die Idee zu diesem Messkopf wird als eine Planung im Gespräch mit dem Leiter der Hardwareentwicklung erwähnt.

2.    Die Hardware entwickelt ihren Messkopf

3.    Bei einer Planungskonferenz wird diese Idee allen Abteilungsleitern mitgeteilt, ohne fertiges Konzept.

4.    Die Software Abteilung erhält nun den Auftrag eine Spezifikation zu erarbeiten.

5.    In der nächsten Planungskonferenz stellt die Software Abteilung ihre Spezifikation vor.

6.    Man stellt fest dass die Hardwareabteilung das von ihnen entwickelte Produkt nicht verwenden kann, da es der Spezifikation der Software nicht gerecht wird.

7.    Die Software Abteilung muss nun ihre Spezifikation den Gegebenheiten der Hardware anpassen

Ergebnis

>>>>      ca. 500.000,-- € verschwendet.

Der Messkopf erfüllt die in Ihn gesetzten Erwartungen nicht

Und alles nur weil die Organisationsstruktur nicht funktionierte.

Der Rechte Fuß ging bereit los, bevor der Verstand angegeben hatte in welche Richtung es gehen sollte.

Das kann natürlich auch bei einer guten Organisationsstruktur passieren, aber der

VERANTWORTLICHE würde nicht mehr lange verantwortlich sein oder sehr schnell korrigiert werden!

Erstellen der Organisationsform

Damit so etwas wie im obigen Beispiel nicht passiert sind Strukturen notwendig.

Da eine jedwede Unternehmung irgendein Art von Produkt oder Dienstleistung liefert (liefern sollte) kann man nach folgendem Schema eine Organisationsstruktur entwerfen.

1.    Definieren Sie exakt was das/die Produkt(e) der Unternehmung ist/sind.- sieheoben

2.    Erstellen Sie nun eine Liste mit Unterprodukten welche benötigt werden damit diese(s) Produkt geliefert werden kann.

3.    Bringen Sie diese Unterprodukte in eine Reihenfolge!

In welcher Reihenfolge werden die Produkte und Unterprodukte benötigt / erstellt?

4.    Erstellen Sie nun eine grobe Struktur welche Abteilungen vorsieht.

5.    Ordnen Sie nun die einzelnen Funktionen und Produkte den Abteilungen zu.

6.    Danach erhalten Sie, wenn Sie korrekt gearbeitet haben ein Ablauf - Schema

7.    Ordnen Sie die Unterprodukte einzelnen Positionen (Arbeitsstellen zu, welchediese Aufgaben erledigen müssen.)

8.    (Absolutes MUSS)

Jeder Abteilung oder Unterabteilung wird, je nach Größe der Firma eine verantwortliche Position übergeordnet.

Entwicklung einer Organisationsstruktur.

Definieren Sie wie o.a. das/die Produkt(e)

Beispiel:

„Herstellung von Autos“ wäre zwar eine legitime Produktbestimmung, hat jedoch den Nachteil dass dieses Produkt nicht notwendigerweise der Firma ein Überleben sichert, da viele Autos auf Halde stehend nichts sind wofür die Firma Geld erhalten wird.

Eine bessere Definition des Produktes wäre also z.B.:

Herstellung, Vertrieb und Wartung (Reparatur) von Autos für den täglichen (besonderen)

Gebrauch durch Familien (Einzelpersonen / Geschäftspersonen / etc.) , welche aufgrund von Verbrauch, Ausstattung, Zuverlässigkeit (etc.) und Lebensdauer von der Zielgruppe gerne gefahren und weiter empfohlen werden.

Zugegeben, diese Definition ist erheblich umfangreicher und sicherlich auch schwieriger durchzusetzen.

Mit einer solchen Definition kommen ich aber nicht in die Verlegenheit die schwache Konjunktur, oder was auch immer für Fehler verantwortlich zu machen.

Es kann jetzt von der Firma,  ohne Rücksicht auf die konjunkturelle Lage etwas unternommen werden damit das Produkt geliefert wird.

Der Staat kann nicht mehr nach dem Motto “Ich brauchen Staatsgelder weil ich .....“ erpresst werden.

Man kann einfach feststellen, dass das Produkt nicht geliefert wird und herausfinden wer der Verantwortliche ist.

Irgend jemand hat nicht getan was er tun sollte oder etwas getan was er nicht tun sollte, das Management hat geschlafen weil es nicht gesehen hat dass etwas nicht mehr geliefert wird.

Es gibt ein Produkt dass auf dem Markt gewünscht und gebraucht ist.

Es hat Qualitäten.

Also kann man es auch verkaufen!

Es ist sogar anzunehmen, dass die Firma welche dieses Produkt tatsächlich herstellen will gar nicht in die Verlegenheit einer schwachen Konjunktur kommt.

Sie wird früh genug erkennen wo der Hase im Pfeffer liegt und entsprechende Korrekturen vornehmen.

Herausfinden welche Unterprodukte benötigt werden

Nehmen ich einmal dieses Produkt und schauen uns an, was es bedeuten würde wenn dieses Produkt tatsächlich geliefert würde.

Folgende Funktionen werden also ausgefüllt:

1.                (Planung und Erprobung)

2.                Herstellung

3.                (Serien) Fertigung

4.                Verkauf

5.                Kundenakquise

6.                Public Relations (PR)

7.                Service

8.                Verkaufsservice

9.                Qualität

10.              Mund zu Mund Propaganda.

Unsere Produktionsabteilung würde also aus drei Produktionseinheiten bestehen.

a)  Der Produktplanung und der Testversion Fertigung

b)  Der Produktherstellung (Serienfertigung)

c)  Der Serviceleistung (Wartung Reparatur)

Die Verkaufsabteilung würde zumindest zwei Bereiche haben

a)  Verkauf von Neuwagen

b)  Verkauf von Reparaturleistungen (Produktverbesserungen)

Verkauf und Marketing sowie Mund zu Mund Propaganda gehen Hand in Hand.

Wir müssten also, damit ich der genannten Zielgruppe liefern können und eine für diese Zielgruppe maßgeschneiderte Kampagne machen können wissen was die Zielgruppe wirklich will.

Es müsste also konstant ein Bereich damit beschäftigt sein - vorurteilsfrei  und nicht mit vorgefassten Meinungen operierend - herauszufinden was sieht der Kunde als gut an.

Nicht nur im Bereich der Neuwagenerstellung sondern auch im Bereich des Service.

Als Hersteller müsste der Betrieb aufpassen da er verschiedene Zielgruppen hat um deren Meinung er sich kümmern muss.

Auf der einen Seite hat er die Zielgruppe des autofahrenden Kunden, aber er hat auch, je nach Größe, die Zielgruppe der Verkaufs und Servicefirmen.

Wir müssten eine Qualitätssicherungs-- Einheit haben welche in allen genannten und auch in den anderen Abteilungen sicherstellt dass hervorragende Qualität geliefert wird.

Sicherlich benötigen ich eine Finanzabteilung.

Diese würde sich mit Einkauf von Waren, Bezahlung derselben, Rechnungsstellung und Geldeintreibung, sowie Inventarisierung der vorhandenen Materialien beschäftigen.

Ebenso benötigen wir Personal.

Damit das Personal das tut was es tun soll benötigen ich Kommunikation innerhalb des Personals und vom Management zum Personal und umgekehrt.

Da das Ganze geplant und geführt sein will benötigen ich einen Bereich der sich mit der Firmenplanung als solches, der Durchsetzung der Planung beschäftigt.

Da der Chef oder die Chefs nicht immer vor Ort sein können muss es eine Methode zur

Überprüfung der Erreichung des Unter- und des Hauptproduktes geben. Ich brauchen also Statistiken, und zwar welche, die sich nicht nur auf Geldeinnahmen oder verkaufte Fahrzeuge beziehen.

Da das ganze auf einem rechtlich vernünftigen Boden stehen soll benötigen ich eine Rechtsabteilung wie groß auch immer.

Zugegeben das mag recht umfangreich klingen. Da die genannten Funktionen aber innerhalb einer jeden Firma, unabhängig von der Größe derselben, auftreten ist es sicherlich notwendig dies Schema einmal zu erstellen. In wie weit man diese Schemata der Organisationsform detailliert ist nun eine ganz andere Sache.

Das Erstellen einer Produktionslinie

1.    Alles muss geplant werden und rechtliche und Voraussetzungen geschaffen werden.

2.    Dann benötigen wir Personal

(zuallererst vielleicht bloß der Chef selbst welcher die Planung gemacht hat.)

3.    Dann müssen wir herausfinden was gewünscht wird. (Umfragen) 4. Danach müssten wir das gewünschte Produkt planen und testen.

5.    Dann müssten wir ein fertiges Produkt herstellen.

6.    Danach und gegebenenfalls schon vorher müsste das Produkt beworben werden.

7.    Dann verkauft werden.

8.    Dann Geld für den Verkauf einnehmen

9.    Gleichzeitig muss das Produkt geliefert werden.

10. Dann Service verkaufen und liefern so dass der Wagen weiterhin läuft.

11. Nun kann hier die Mund zu Mund Propaganda einsetzten

Die gesamte Zeit müsste Personal betreut (eingestellt, ausgebildet, und überprüft) werden und Qualitätskontrolle gemacht werden.

Die Bereiche Personal / Kommunikation / Überprüfung und Qualität nehmen also innerhalb der Firma eine Sonderstellung ein.

Wir haben, wie bereits oben erwähnt in diesem speziellen Falle DREI Produktionsabteilungen.

a)  Der Produktplanung und der Testversionfertigung

b)  Der Produktherstellung (Serienfertigung)

c)  Der Serviceleistung (Wartung Reparatur)

Organisationsstrukturen werden faktisch immer nur für ein Produkt erstellt.

Ein jedes Produkt braucht seine eigene Organisationsform.

Es wird jedem klar sein dass die Herstellung (Prototypen Fertigung) eines neuen Fahrzeuges in eigene, unabhängige Organisationsstruktur haben muss im Gegensatz zur Serienfertigung. Das gleiche gilt für einen Automobilservice.

Verantwortlichkeiten / Hierarchien

Ein Punkt welcher von vielen innerhalb einer Organisationsstruktur immer wieder übersehen oder fehl gedeutet wird sind

RECHTE, PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN.

Diese Punkte müssen absolut klar sein!

So wie es im menschlichen Körper auch nur eine zentrale Stelle gibt und von dort aus Unterentscheider genau so gibt es das in Organisationen. Der Chef innerhalb einer Firma gibt die Richtung an und die Beine oder Arme etc. führen Sie aus. Wie das gemacht wird hat den Chef nicht zu interessieren, solange das Ziel korrekt erreicht wird. Verbesserungen erreicht man durch Training.

Spitzenleistungen im Körper werden auch durch Training erreicht.

Gleichzeitig muss genügend und korrekte Nährstoffversorgung gewährleistet sein.

Achten Sie darauf dass eine Anweisung von Oben zwar völlig richtig sein mag, aber Sie wird erst wirklich angenommen wenn das Bewusstseinsniveau der Betroffenen so weit ist ,die richtige Anweisung als Richtig zu erkennen.

Verzweifeln hilft dabei nicht, nur wiederholtes Training löst das Problem.

Jeder der schon mal einen gebrochenen Knochen hatte hat schon einmal die Erfahrung gemacht wie es ist, wenn man auf eine bestimmten Teil seines Körpers schauen muss um sicherzustellen dass er das ausführt was getan werden sollte.

Es ist ungeheuer mühsam und es verlangsamt alle anderen Aktivitäten. Wenn ich das mit allen Funktionen machen müssen (Jedes Bein und jeden Arm und Finger kontrollieren)  bewegen ich uns kaum noch.

Wenn ich jede einzelne Muskelfaser kontrollieren wollen dann reiben ich uns in tausend Kleinigkeiten auf und kommen nicht zum Ziel. Wir können froh sein wenn wir nicht hinfallen und uns Verletzungen zuziehen.

Der Chef einer Firma der überall seine Finger drin hat kann sich um das was er wirklich tun soll - nämlich das Führen des Betriebes - gar nicht kümmern.

Das Gegenteil, ein Chef der vor lauter Besprechungen und Meetings nicht mehr dazu kommt die

Firma zu führen ist genau so ineffizient. Häufig genug wird die Führungskraft in endlosen Besprechungen aufgerieben in denen welche trotz alle dem nicht den gewünschten Erfolg bringen.

Normalerweise sollte innerhalb einer Firma eine einzelne Person nicht mehr als 3 Untergebene haben. Mehr Untergebene werden kaum kontrollierbar.

Fakten und Meinungen

Noch etwas, was man wissen muss, bevor man daran geht eine Gefahrensituation zu definieren. Das Leidige Thema welches in einer Besprechung immer wieder auftritt ist die Unklarheit mit der kommuniziert wird. Anstatt dass der Mitarbeiter Daten und Fakten mitteilt, werden Meinungen weitergegeben.

Es ist ein ein nachprüfbares Fakt dass ausschließlich Fakten zu einem Produkt führen. Meinungen mögen in der Politik und in der Philosophie verbreitet sein.

Meinungen gibt es ganz viele und viele widersprüchliche.

Im vorigen Jahrhundert war man der Meinung dass man nicht schneller als 60 Km/h fahren dürfe da man ansonsten nicht mehr atmen könne. Fliegen war als unmöglich angesehen.

Alles Meinungen. Allesamt falsche Meinungen. Meinungen gehören nur dann in Analysen wenn ganz gezielt dazu aufgefordert wird diese abzugeben.

Prägnant formulierte es einer unserer Zeitgenossen mal so:

Gib einem Chemiker genug Energie und er wird dir aus Sch... Schokolade machen.

In einer Besprechung interessiert es uns überhaupt nicht ob etwas stinkt oder ob das was stinkt von einer Kuh oder einem Pferd stammt!

Ich wollen Schokolade. Und zwar ganz viel. Die Frage der Energiebereitstellung ist eine Sache - Sie haben Personal dass Sie einsetzen wollen- und Sie kennen den Prozess mit dem man Schokolade macht.

Alles was Sie in der Besprechung wollen ist dass ihnen ihre Mitarbeiter die Daten und Fakten des Prozesses auf den Tisch legen. Meinungen haben zu allem möglichen geführt aber nicht notwendigerweise dazu dass der Chef die Situation überblicken kann.

Die Unterscheidung zwischen Fakten und Meinungen

Wie Unterscheidet man aber nun zwischen Fakten und Meinungen?

Wir sind es so gewohnt mit den Meinungen anderer Leute zu leben dass wir in den

Meinungen zum Teil stark verstrickt sind und das herauslösen von Fakten durchaus Schwierigkeiten bereiten kann. Es gibt jedoch einen einfachen Trick mit dem man diese Schwierigkeiten umgehen kann. 

Es ist klar dass man Daten und Fakten nachprüfen kann.

Meinungen sind nicht nachprüfbar. 

Alles was also in einer Besprechung nachgepüft wird ist der Stand der Daten und Fakten.

Wenn Sie Ihre Arbeitsweise in Besprechungen dahingehend ändern werden Sie sich wundern. Die Geschwindigkeit und die Effizienz der Beratungen, gerade auf der Management - Ebene beschleunigt sich ungemein.

In Gefahrensituationen sind nur die Fakten entscheidend!

Bestimmung der Gefahren

Nun, da er das Produkt definiert ist, und die Organisationsform etabliert wurde um das definierte Produkt zu liefern und der Unterschied zwischen Meinung und Fakten klar ist, muss man nun gegebenenfalls die existierende Organisationsform an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Sollte ihrer Organisationsform bereits einer idealen Struktur entsprechen ist das umso besser.

Innerhalb des angegebenen Organigramme werden von einem jeden an der Erstellung der Produkte beteiligten Unterprodukte (Informationen, Zeichnungen, Gelder, etc. ) bereitgestellt.

Produkte sind messbar!

Wenn eine Abteilung Dinge produziert, welche scheinbar nicht messbar sind, so liegt oftmals eine falsche Definition vor.

Eine Marketing Abteilung kann Unmengen Geld verschwenden, ohne dass dabei wirkliche positive Resonanz der Kunden zurück kommt, eine andere Marketing Abteilung schafft es vielleicht mit der Hälfte an Geld die Firma auf Jahre hinweg mit Aufträgen zu versorgen.

Hexenjagd

Wenn wir versuchen Gefahren im Unternehmen zu finden, so gibt es hier eine besondere Art von Teufel.

Wir sind auf der Hexenjagd.

Im Sinne von „Der ist Schuld“ wird gerne gearbeitet.

Wenn Sie auf Hexenjagd gehen, garantiere ich Ihnen, sofern Sie nicht gleichzeitig auf die Jagd nach den besonders positiven Dingen gehen, dass Sie ihr Unternehmen gegen die Wand fahren.

Wie bereits oben Erwähnt – man bekommt das worauf man seine Aufmerksamkeit richtet!

In einer jeden Firma müssen positive Dinge existieren, so dass Sie überhaupt existieren kann.

Es gilt die 51 % Regel.

Oder um es einfach zu machen mehr richtig als falsch.

Wenn Sie Ihr Unternehmen analysieren, analysieren Sie bitte die Stärken und die Schwächen.

Ordnen Sie die Stärken und Schwächen zu einzelnen Personen zu.

Vermeiden Sie die Zuordnung zu niemand, keiner, und jemand.

Nun werden Sie feststellen, dass jede Person Pluspunkte anhäuft und natürlich wie auch immer Minuspunkte anhäuft.

Die Abteilung / Person mit den meisten Minuspunkten ist Ihr Ziel – die mit den meisten Pluspunkten auch!

Vielleicht entdecken Sie, dass eine Person mit Arbeit völlig zu geschmissen wurde, und ihr Rufen nach Hilfe seit langem in irgendwelchen unbekannten Kanälen oder unter Überlast einfach verschwunden ist.

Dass Sie trotzdem noch an ihrem Platz sitzt und arbeitet ist ein absoluter Pluspunkt.

Unterstützen Sie eine solche Person!

Es mag auch sein das die Personen finden, welche scheinbar völlig unnütz in der Gegend herumstehen, oder Produkte abliefern, welche nicht zum gewünschten Ergebnis der Firma beitragen. Hier stellt sich natürlich die Frage, ob man der Person überhaupt gesagt hat was Sie denn tun sollen!

Dann stellt sich die Frage ob die Person überhaupt grundlegend eine Ausbildung als um die von ihr verlangten Arbeiten zu liefern.

Hier müssen wir sehr stark aufpassen, dass wir nicht gute Mitarbeiter, und das sind solche Mitarbeiter Sie wirklich bereit sind zu arbeiten - im Zuge des Suchens nach Fehlerquellen einfach eliminieren.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Person, welche eine Ausbildung hat, auch wirklich weiß was Sie tun muss.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Anweisung welche Sie gegeben haben,

a)  gelesen wurde.

b)  verstanden wurde.

Wenn Sie hier nachfragen, mag es vorkommen das sich herausstellt dass es  widersprüchliche Vorgaben zwischen den Vorgaben des Chefs und den Vorgaben des Abteilungsleiters gibt.

Jetzt sollten Sie wissen worauf ich hinaus will!

Etablieren Sie die Punkte die erfolgreich sind.

Verstärken Sie die Dinge welcher erfolgreich

abgearbeitet werden.

Unterstützen Sie die Mitarbeiter, welche bereit sind

zu arbeiten.

Entfernen Sie solche Mitarbeiter die durch ihr

Verhalten und ihr auftreten eindeutig zeigen, dass Sie die Firma nicht unterstützen wollen.

Der Faktor Zeit.

In einer jeden Gefahrensituation, ist Zeit ein überaus kritischer Faktor.

Wenn Sie Unterstützung brauchen und nicht genügend Zeit haben um die Arbeiten selber zu erledigen, dann holen Sie sich die Hilfe durch eine Person ihres Vertrauens.

Wenn Sie wissen welche Dinge richtig laufen, und wenn Sie wissen welche Dinge schief laufen ist nun erst an der Zeit einen Plan zu erstellen, mit denen Sie sicherstellen dass die erfolgreichen Faktoren verstärkt werden und die erinnernden Faktoren langfristig beseitigt werden Problem des, funktioniert.

Ich wünsche Ihnen allen Erfolg der Erde!

Ihr Thomas Arends