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Das Tool muss mit dem Prozess folgen, nicht der Prozess dem Tool

Created by Thomas Arends |

Immer wieder kommt man in Firmen, wo man – natürlich Jahrelang – alles „um das Tool herum gebaut hat“.

Das Tool ist daher „vom Management gesetzt“ und nun in Stein gemeißelt und nicht änderbar....

Wer hat den Lead?

Jeder würde sagen, dass der Prozess (Was will ich) die Führungsrolle übernimmt und dass das Werkzeug dem Prozess folgen muss.

Die meisten Prozesse, welche man in Firmen antrifft, sind oftmals alt oder aber, was meiner Meinung nach noch schlimmer ist, um das seit Jahren im Einsatz befindliche Werkzeug drumherum gebaut.

Ganz abgesehen davon, dass es Werkzeuge gibt, welche so schlecht sind, dass die Mitarbeiter nur aufgrund der Tatsache, dass das Unternehmen das Werkzeug nicht wechselt kündigen, ist die Gestaltung der Prozesse um das Werkzeug herum das Falscheste was man machen kann.

Diese Art der Vorgehensweise, die Prozesse um das Tool herum zu bauen, war vor 20 oder 30 Jahren sicherlich noch opportun. Wer heute im Markt bestehen will benötigt jedoch Prozesse, welche seine eigenen Stärken verstärkt und die eigenen Schwächen minimiert.

Änderungsgeschwindigkeit

Technologien haben eine Änderungsrate bzw. einen Selbstdynamik gewonnen, welche sehr hoch ist.

Auch heutzutage werden viele Office Werkzeuge (zum Beispiel Excel) in einer Art und Weise eingesetzt, welche vielleicht 1995 angemessen war, heutzutage aber mehr als veraltet ist.

„Das ist das Tool der Wahl um damit alles zu machen“

Die schiere Quantität der täglich einströmenden Informationen sorgt allerdings für zurückhaltende bzw. ängstliche Verhaltensweisen auf der Entscheider Ebene. Um sich selbst in der Entscheidung abzusichern verwenden große Unternehmen oftmals Berater, zumindest sofern es sich um größere Unternehmen handelt, die mittelgroßen bzw. kleinen Unternehmen können sich diese Berater nicht leisten.
(Und selbst dann ist es nicht so, dass die von den Marktführern, bzw. Beratern hoffierte Lösung tatsächlich das gewünschte Ergebnis erzielt)

Die Technologie wird nicht umgesetzt

Diese Situation der hohen Änderungsraten von Technologien, gepaart mit einer meist dünnen Kapitaldecke und der Aversion gegen Neues und, und, und führt, gerade im Rückgrat der Wirtschaft (dem Mittelstand) dazu, dass neue und verbesserte Technologien, Methoden und Prozesse erst gar nicht zum Einsatz kommen. Selbst wenn die Notwendigkeit zur Änderung vorhanden ist wird oftmals an bestehenden Verfahrensweisen und Werkzeugen festgehalten. (es hat ja bisher funktioniert.)
Die Ergebnisse des Neuen kommen oftmals im Mittelstand erst gar nicht an.
Natürlich wächst täglich der Druck auf die Entscheider nun endlich etwas zu tun, damit man den Anschluss an die Technologie nicht verliert.
Von allen Seiten her wird auf die Entscheider eingewirkt doch nun endlich die neueste Technologie, die neuesten Prozesse oder die neuesten Methoden einzuführen.

Zu guter Letzt wird der Entscheider aufgrund des massiven Drucks, den er erfährt, eine Entscheidung für „Das Neue“ zu treffen irgendetwas tun. die Entscheidung wird aber meistens aus der Not heraus geboren und ist (leider) fast immer ohne Sachgrund..

Große Unternehmen haben die Möglichkeit in Pilotprojekten auszuprobieren inwieweit neue Technologien, Prozesse oder Methoden dem Unternehmen helfen können, gerade dem Mittelstand ist diese Möglichkeit oftmals verwehrt.

Was ist: „Das Beste“?

Egal welche neuen Methoden ich kennengelernt habe, sie waren, und das schließt die agile Entwicklung mit ein, nur: „Neuer Wein in alten Schläuchen“.

Bisher hat mir niemand logisch erklären können wo der Widerspruch zwischen einer agilen Entwicklung und den klassischen bekannten Entwicklungsmethoden und Prozessen existiert. Nichtsdestotrotz wird von Beratern diese Methode mit Vehemenz die agile Entwicklung und die agile Methodik als „die beste Sau durchs Dorf getrieben“.

Dass der Wandel zu einer „Agilen Organisation“ 7-8 Jahre dauert, wird dabei oft verschwiegen.

Das es in der agilen Entwicklung ausschließlich um Software geht, wird natürlich auch verschwiegen.

Mehr Erkenntnisse.

Eine Studie in Bezug auf die beste Methode zur Entwicklung von Software, wobei diese Erkenntnisse meiner Meinung nach vollständig auf andere Methoden und Entwicklungsprozesse übertragbar ist, kommt zu dem Ergebnis:

Die Auswahl einer Entwicklungsmethode ( zugefügt durch den Autor eines Entwicklungsprozesses) nichts mit einer technischen Entscheidung zu tun. Es handelt sich eher um die Vorgehensweise des Beitreten in einen religiösen Kult.

Die Erkenntnisse dieser Studie werden natürlich nicht von den Beratern zur entsprechenden Zielgruppe transportiert, weil das die eigenen Einnahmen schmälern könnte.

Prozesse

Ein jedes Unternehmen, ein jeder Mensch hat irgendwelche Art von Prozessen. Egal ob es sich nun um das Zähneputzen oder das Essen oder das Schlafen handelt. Alles ist in diesem Sinne als Prozess zu betrachten. Und fast ein jeder hat eine andere Methode, mit der er diesen Prozess durchführt.

Wie bereits oben erwähnt, wird aufgrund des ungeheuren Drucks, den jemand erfährt nun endlich etwas zu tun, sehr oft altbewährtes über Bord geworfen.

Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt und eine Adaption der Prozesse ist er täglich Brot.

Mobiltelefone und die sogenannten Apps waren vor ca. 15 Jahren, so wie sie heute existieren, nicht existent.

Messenger Dienste – vor 15 Jahren hätten sie mehr als 37 Fragezeichen bekommen.

Prozesse, welche für ihren direkten Konkurrenten ideal sind, mögen in Ihrem Unternehmen absolut nicht anwendbar sein.

Dasselbe gilt für die verwendeten Methoden und die verwendeten Werkzeuge.

Was zum gewünschten Ergebnis führt- Genau das

Genau das, was bei Ihnen in Ihrem Unternehmen zum gewünschten Ergebnis führt, ist das was „Das Richtige“ ist.

Natürlich gibt es Unternehmen welche da, nachdem sie in einem Jahr 30 % der Belegschaft verloren haben, feststellen: Wir sind das Beste Unternehmen, und wenn jemand geht, kann es ihm nur schlechter gehen.“

Diese Aussage wird natürlich getätigt, während signifikante Verbesserungsvorschläge seitens des Managements ignoriert wurden und das Unternehmen täglich mehr Probleme bekommt Aufträge abzuwickeln.

Ich habe bisher jedem Mitarbeiter, der mit einer solchen oder ähnlichen Situation konfrontiert wurde, mitgeteilt dass er dieses Unternehmen sobald als möglich verlassen sollte, weil das Management einfach von Idioten durchsetzt oder von Idioten geführt wird.

Ganz abgesehen von den oben genannten Personen welche das Attribut “Manager“ nicht verdient haben und meiner Meinung nach mit einer Anstellung als Straßenkehrer vollständig überfordert wären, der Prozess (WAS WILL ICH), hat den Lead.

Was will ich?

Genau diese Frage wird mit einem Prozess beantwortet.

Die Realisierung dieses Prozesses, wie mache ich es wird mit den Methoden beschrieben. Und zum Schluss kommt die Frage womit.

Welches Werkzeug ist das richtige.

Wer die Führungsrolle übernimmt, und wer der Nachfolger ist, ist mit diesem Punkten extrem klar beantwortet.

Das Tool muss in der Lage sein meinem Prozess zu folgen, ansonsten brauche ich das Tool nicht!

Resümee

Übernehmen Sie in Ihrem Unternehmen die Führungsrolle für die Prozesse und fordern Sie deren effektive Umsetzung. (Das ist nebenbei eine der Hauptaufgaben gemäß der ISO 9001)

Wenn Sie sich entscheiden müssen irgendeine Art von Werkzeug/Software Werkzeug einzusetzen, machen Sie dies anhand technischer Anforderung, welche in Ihrem Unternehmen gelten.

Ich wiederhole: technischer Anforderungen!

Stellen Sie sicher, dass das Tool in der Lage ist die Firmenprozesse, welche von Ihnen, bzw. ihren Mitarbeitern verantwortet werden, abzubilden.

Seien Sie forsch, auch gegenüber einem großen Unternehmen.

Und vor allem eines:

Seien Sie erfolgreich!

 

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