Keine Prozesse - keine Digitalisierung

Sie ??müssen?? digitalisieren!! Müssen tun Sie gar nicht! Jeder weiß es wieder am Besten. Bei der Digitalisierung jedoch ist eines klar. Ohne Prozesse keine Digitalisierung. Wir haben so viele Dinge, welche wir „aus dem Bauch heraus“ tun, dass es uns schwerfällt das Ganze zu beschreiben. Aber ohne die Definition der Prozesse, können Sie nicht digitalisieren.

Digitalisieren heißt Automatisieren. Aber was automatisieren Sie? Wenn Sie Ihre Prozesse nicht kennen und die zugehörigen „digitalisierungsfähigen Artefakte“ wird das nix.

2 Varianten - Anfänger oder Fortgeschritten

Sie sind sich Unsicher?

Zunächst dann die (zugegebenermaßen einfache) Erklärung der Schritte.

Sie sind bereits mitten Drin?

Sie sind bereits mitten in der Automatisierung und Digitalisierung?
Lesen Sie doch hier weiter „Jetzt müssen Sie verketten"!

Kurze Einführung.

Die Fertigung als Vergleich

In jeder Fertigungsstraße wird

  1. Das Ergebnis einer Produktuonskette definiert
  2. Für bestimmte Schritte eine Maschine und
  3. für jede Maschine festgelegt was Sie tun soll.
    1. Ggf. mehrere Schritte

Administrativ ist es ähnlich

  • Was kommt an,
  • was wird gemacht und
  • wie geht es weiter?

sind die Fragen, welche beantwortet werden müssen.

Das Ergebnis aus jahrelangem Entwickeln und optimieren sind Produktionsketten, welche in einer Geschwindigkeit und mit einer Qualität arbeiten, wie es vor Jahren völlig undenkbar war.
Selbiges kann man auch in der Verwaltung machen.
 

Wenn Sie digitalisieren wollen.

Für Ihre Organisation - also den Bereich der Verwaltung/Administration müssen Sie genau so agieren.
In dem Moment wo Sie damit beginnen, fliegen Ihnen die Emotion der Kollegen entgegen.

Die Aussagen:

  • „Wir machen hier geistige Arbeit, die kann man nicht automatisieren.“
  • „Wir sind Spezialisten.“
  • „Das geht nicht“
  • ...

Sind zu erwarten. Aber die Panik ist nicht wirklich nötig.
Es gibt so viel, was digitalisiert werden kann, dass man an allen möglichen Stellen anfangen kann und die Kollegen dazu bekommt mitzumachen, weil es Ihnen die Arbeit erleichtert.

Weiter Unten ist mal eine Liste von Prozessen (Abgeleitet aus der ISO 33071). Und bei allen Prozessen kann man digitalisieren.
Natürlich ist diese Liste NICHT spezifisch für Ihre Firma und nicht vollständig, aber Sie dürften sich zu > 80% darin wiederfinden.

Die erste Frage, wenn man sich um Prozesse und Digitalisierung kümmert, ist:

Was will eigentlich die Firma?

Wenn man das weiß, kann man sich anschauen, welche Dinge erledigt werden müssen. Ebenso muss man herausfinden, was mit wem zusammenspielt.

Der Prozess Unternehmensführung der nachfolgenden Liste wäre der #1 -Wohin will ich eigentlich.

Liste einiger Prozesse von Alphabetischer Reihenfolge.

Analyse von Möglichkeiten

Änderungs- und Konfigurationsmanagement

Anforderungen

Arbeitsumgebung

Ausschreibungsverfahren

Auswertung/Bewertung

Bedarfe/Kundenbedarfe

Bereitstellung und Entsorgung

Betrieb und Service

Design

Design Umsetzung

Forschung und Innovation

Geschäftsbeziehungsmanagement

Informationsmanagement

Design Integration

Investment Management

Lieferantenvereinbarungen

Messen und Analysieren

Organisationsstruktur

Personalmanagementprozesses

Projektmanagement

Prozessdefinition

Prozessverbesserung

Qualitätssicherung- und Management

Risikomanagement

Schulung

Sicherheitsprozess

Unternehmensführung

Vertrieb

Wissensmanagement

  

Ein Prozess ist meist sehr stark digitalisiert - der steht gar nicht auf der Liste.
Im Finanzbereich, auch wenn das ggf. ihr Steuerberater macht, ist fast alles digitalisiert. ELSTER - es gibt kaum einen passenderen Begriff für das Finanzamt und deren Software - Sie müssen damit arbeiten.
Ja, Sie bekommen Daten zum Teil noch per Post, aber ist Ihnen schon einmal aufgefallen wie schnell das geht und was die alles finden? Na, die haben halt Ihre Prozesse digitalisiert.

Nun sind Sie dran!
Eine detaillierte Liste der Prozesse, der herein und herauskommenden Artefakte inklusive der Möglichkeit wie man das digitalisieren kann ist in den nächsten Tagen mit Logical Scaled Business® Version 2 verfügbar.
Schnappen Sie sich mindestens einen, am besten alle Prozesse und definieren Sie, angepasst an Ihre Firma.

Wenn Sie wollen, können Sie Logical Scaled Business® Version 2 hier kostenfrei vorbestellen.

Was digitalisieren (NICHT) ist.

Digitalisieren heißt NICHT eine Software kaufen. Die Umstellung auf EDV im Finanzbereich hat viel mehr bedeutet, als - wir kaufen eine Software und nutzen die. Der Einführungs- und Umsetzungsprozess war lange. Die Zeit haben Sie für die anderen Prozesse jetzt nicht wirklich.
Software hilft und ist letztendlich etwas das man braucht, aber die Reihenfolge ist immer

  1. Organisation (Wohin - will ich gehen)
  2. Prozesse (Was - will ich erreichen)
  3. Methoden (Wie - mache ich das)
  4. Tools (Womit) == Werkzeug

In dem Moment wo Sie zumindest 1 und 2 intensiv! angeschaut haben, können Sie an 4 denken. Wenn Sie vorher anfangen und wenn Sie sich auf „das ist der Marktführer“ verlassen, sind Sie verlassen.

Eines kann ich aber jetzt schon sagen:
Wenn Sie Ihre Prozessziele und Ihre Prozessschritte, sowie die zugehörigen Artefakte nicht korrekt definieren, digitalisieren Sie sich ins Abseits.

Sie sind bereits (zum Teil) digitalisiert?

Datenkonsistenz.

ist einer der Hauptpunkte, der Digitalisierung. Wo war noch mal die Version des Dokuments?
Einer der größten Verlustbringer in einer Firma ist die Datenkonsistenz.
Wer hat wann wo was gemacht und ist das was ich in der Hand habe der letzte Stand?

Prozesse aus 2002, habe ich im Jahre 2019 in einer „High Tech“ Firma vorgefunden. Über den Zustand der Firma muss ich Ihnen nicht viel erzählen. Interessanterweise war die Finanzabteilung „latest und geratest“ und die Entwicklungsabteilung war .....
Wenn Sie Ihre Prozesse, die Prozessergebnisse, sowie die Methoden und die Tools nicht konstant überwachen und ebenso optimieren/ändern, verlieren Sie.
Das ist sozusagen der tägliche Optimierungswahn gemäß Prof Dueck „Heute schon einen Prozess optimiert?“. Aber im Ernst: Digitalisierung heißt nicht einmal machen und dann aufhören. Digitalisierung ist wie Training. Sie müssen jeden Tag wieder „ran an den Speck“.

Sie sind einem kleinen Unternehmen typischerweise im Vorteil, Sie sind viel flexibler!
Sie können schnell ändern, wenn es für nötig halten. Ihre Entscheidungsprozesse sind typischerweise schlanker. Für Großunternehmen heißt es, dass diese ihre gesamte Organisation überdenken müssen um schneller zu werden. Die Befugnisse der einzelnen Abteilungen müssen größer werden, die Verantwortung (Accounatbility) ebenso und müssen die Prozesse in Ihren Zielen angepasst werden.

Verketten Sie!

Sie haben bereits Daten in digitaler Form vorliegen? Jede Abteilung hat ihr eigenes Werkzeug.
Nun müssen Sie die Stilblüten einfangen. (Stilblüten sind die Steckenpferde einzelner Personen, welche nicht zum Unternehmenserfolg beitragen)

Sie müssen die Datenübergabe von jeder Abteilung in die nächste Abteilung auch noch automatisieren.
Mit Kovair gibt es ein Werkzeug, dass hier einzigartig ist. Es kann Ihre Artefakte über die gesamte Prozesskette hin verketten und datenkonsistent halten. Voraussetzung ist aber immer ein Prozess!
Erst wenn Sie Ihren Prozess definiert haben geht es los.

Risiken

Jedes Mal, wo ein manueller Schritt in einer Organisation gemacht werden muss, birgt dieser Schritt Risiken.
Es kann etwas schiefgehen. Glauben Sie ja nicht, dass das in einem automatisierten/digitalisiertem Prozess nicht passieren kann! Im Produktionsprozess hat man eine Lösung gefunden, eine sogenannte FMEA. (Failure Mode Effect Analysis). Diese können auch Sie in Ihrem Unternehmen einführen und dann Ihre Prozesskette optimieren. Prozess-FMEA ist etwas, dass auch in administrativen Bereichen geht.

Wo anfangen?

Ich hatte es oben schon mal erwähnt. Organisation und dann Prozesse. Wenn Sie das haben, dann kann es los gehen.

In eigener Sache

Unser Logical Scaled Business [Logisch skalierende Organisation] welches in den nächsten Tagen in einer überarbeiteten Version verfügbar ist, zeigt Ihnen nicht nur fast alle lebensnotwendigen Prozesse, es zeigt Ihnen auch, was wie digitalisiert werden kann.

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